Datenschutz: Wie dürfen Mitarbeiterdaten innerhalb eines Unternehmens verwendet werden?
Die weitverbreitete Ansicht, dass Daten, die nur innerhalb eines Unternehmens verbleiben, ohnehin nicht vom DSG erfasst sind, ist so nicht richtig. Vielmehr ist im jeweiligen Einzelfall eine genauere Analyse notwendig. Dies sollen folgende Beispiele aufzeigen:
Persönliche Daten der Mitarbeiter (zB Heirat eines Mitarbeiters, Geburt eines Kindes, etc), die von der Personalabteilung an die Presseabteilung weitergeben und dann in der internen Firmenzeitung veröffentlicht werden, ist nicht mit dem DSG 2000 vereinbar.In § 4 Z12 findet sich die Legaldefinition des Begriffs "Übermittlung". Auch die Verwendung von Daten eines Auftraggebers für ein anderes Aufgabengebiet des Auftraggebers gilt als Übermittlung. Für die Beurteilung der Zulässigkeit einer Übermittlung sind die §§ 6 ff relevant. Daten dürfen nur für eindeutige und bestimmte Zwecke verwendet werden und bezüglich der Übermittlung sind besondere Voraussetzungen vorgesehen. Insbesondere muss eine gültige Zustimmung des Betroffenen für die Übermittlung vorliegen. Die Zustimmung muss jeweils für den konkreten Anlass und in Kenntnis der Sachlage erfolgen, damit sie gültig ist. Umgelegt auf oa Fall: Die personenbezogenen Daten des Mitarbeiters wurden der Personalabteilung zur Durchführung der Lohnabrechung mitgeteilt (z.B. für die Berechnung von Zulagen oder die Berücksichtigung von Absetzbeträgen). Eine Verwendung der Daten für diesen Zweck ist damit zulässig. Die Weitergabe der Daten an die Presseabteilung ist von diesem ursprünglichen Zweck keinesfalls erfasst und deshalb liegt diesbezüglich eine Übermittlung vor, obwohl die Daten beim Auftraggeber (dem Unternehmen) verbleiben. Da die anderen Voraussetzungen des §8 bezüglich der Verwendung von Daten (überwiegendes Interesse, Erfüllung vertraglicher Pflichten) in diesem Fall nicht vorliegen, müsste eine gültige Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter vorhanden sein. Diese Zustimmung müsste sowohl die Übermittlung an die Presseabteilung als auch die Veröffentlichung der Daten umfassen. Es würde sich diesbezüglich auch nichts ändern, wenn die Daten von der Personalabteilung selbst in der internen Zeitung veröffentlicht würden, auch in diesem Fall wäre die Datenverwendung nicht vom ursprünglichen Zweck gedeckt.
Auch eine Excel-Datei, die die geleisteten Arbeitsstunden enthält, darf nicht in einem öffentlichen Verzeichnis (und damit für alle Mitarbeiter einsehbar) abgelegt werden. Da in den Zeitaufzeichnungen z.B. auch Krankenstandstage oder sonstige persönliche Hinderungsgründe (vgl § 8 AngG) eingetragen sind, stellt sich hier sogar die Frage, ob es sich dabei nicht teilweise um sensible Daten handelt. Auch hier lässt sich wieder die wichtige Unterscheidung nach dem Verwendungszweck treffen. Natürlich dürfen vom Unternehmen bzw. den zuständigen Mitarbeitern in der Personalabteilung die Zeitaufzeichnungen für die Lohnverrechnung verwendet werden. Eine unternehmensweite Veröffentlichung der Daten aller Mitarbeiter ist von diesem Zweck allerdings nicht gedeckt und deshalb unzulässig.